לשכור חברת הפקת כנסים

פעם חברות היו מפיקות בעצמן את האירוע העסקי שלהן, היום יותר ברור שהפקת כנסים ותערוכות הינה תחום מקצועי לכל דבר שדורש התמצאות וניסיון. בדומה למיזם חדש גם בכנס בהתחלה זה נראה קל ולא דורש מאמץ רב, אחרי זה מגלים מה הם המכשלות האמיתיות שעומדות בפנינו וכמה חשוב להיצמד לזמנים. אני חשבתי על תיאוריה לגבי מיזמים וכנסים, בכול אחד מהם קיימת נקודה שבה הכול נראה אבוד ומתעורר אצלנו הרצון לוותר. זהו השלב שבו צריך להתגבר ולא להיכנע לבעיות שגורמים שונים מערימים עליך: הקייטרינג, האולם, השיווק, או ציוד האירועים.הארגון צריך להחליט בתחילת הדרך מה מנחה אותו: האם זה הצורך לחסוך או להפיק אירוע מוצלח. אחרי שענינו על השאלה הזו ברור מה היא הדעה לגבי אלתור של רמקולים ותאורה פרטיים במקום לשכור חברה שמתמחה בסאונד ותאורה.

להגדיר את הכנס מראשלכל אירוע קיימת המטרה שלו, ישנם אירועים שמיועדים ללקוחות החברה על מנת לשפר את יחסי הציבור, כנסים לעובדי החברה על מנת לגבש אותם ולהגביר את המוטיבציה וגאוות היחידה, יום עיון ומפגש עם מומחים על מנת להגביר את רמת הידע. לכן יש להגדיר מה היא בדיוק המטרה של הכנס שאנחנו מפיקים ואיך אנחנו שואפים להשיג אותה. לדוגמא באירוע שהוא למען הלקוחות לא נרצה לעייף אותם בהרצאות ארוכות ומתישות אלה נתמקד בהרצאה קצרה מאוד ומקצועית שיכולה להלהיב אותם. היעד היא שיחושו שקיבלו משהו בכנס וכך לשים את החברה במקום גבוה בעיניהם.